Havaitse ongelma sisäisessä viestinnässä

Sisäinen viestintä on yrityksen toiminnan osa-alue, jossa on aina kehittämistä. Jos sisäinen viestintä ei ole kunnossa, faktatiedon korvaa turha pohdinta ja huhut. Sisäisen viestinnän tulee lähteä yrityksen johdolta saakka ja kulkea kaikille yrityksen toimintaan vaikuttaville henkilöille. Erityisesti avoin sisäinen viestintä on tärkeää. Jokaisen yrityksessä tulee saada tietää mitä yrityksessä tapahtuu, jotta myös ulkoinen viestintä toimii. Kuinka monta kertaa olet kuullut esimerkiksi kassahenkilöltä kysyessäsi jotain yrityksen muista palveluista: ”En valitettavasti tiedä, olen vain töissä täällä.”

Sisäisen viestinnän tavoitteet

Sisäisellä viestinnällä pyritään tiedottamaan henkilöstöä yrityksen toiminnasta ja mahdollisista muutoksista. Sisäistä viestintää voi myös käyttää toiminnan kehittämiseen. Tarvitseeko uudistusten lähteä johdolta, vai kannattaisiko kuunnella työntekijöiden mielipiteitä? Työntekijät ovat kuitenkin ne, jotka ovat asiakasrajapinnassa päivittäin.

Yksi olennainen asia sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä on. Sisäisen viestinnän pitää tapahtua onnistuneesti ennen ulkoisen viestinnän aloittamista. Kuinka noloa asiakaspalvelijalle on, koittaa vastata asiakkaan kysymyksiin juuri alkaneesta kampanjasta, josta tiedotus ei ole kulkeutunut perille saakka. Minkälaisen kuvan vastaamatta jääneet kysymykset antavat asiakkaalle? Tällaistakin näkee valitettavan paljon. Varsinkin, jos asiakaspalvelijana toimii vuokratyöläinen, kiireapulainen tai väliaikaisessa työsuhteessa työskentelevä henkilö. Myös silloin on yrityksen vastuulla mahdollistaa tarvittavan tiedon saanti. Oli asiakaspalvelija töissä päivän taikka kuukauden, hän edustaa yritystä siinä missä muutkin työntekijät ja tarvitsee samat tiedot palvellakseen asiakkaita oikein.

Sisäisen viestinnän työkalut

Sisäiseen viestintään on tarjolla paljon työkaluja. Yleisimmiksi voisi laskea sähköpostin ja intrat. Näiden lisäksi sisäisessä viestinnässä voi hyödyntää ilmaisia sovelluksia, esimerkkeinä Whatsapp, Slack ja Trello.

Jokainen yritys on erilainen ja jokaiselle henkilöstöryhmälle sopii omanlaisensa sisäisen viestinnän työkalu. Uuden työkalun omaksumiseen menee aina aikansa, joten esimerkiksi yksinkertaisessa päivittäisessä viestimisessä Whatsapp voi olla helppo työkalu ottaa käyttöön. Se on monille yksityiskäytöstä jo tuttu, eikä aika kulu sovelluksen käyttöönoton opetteluun. Whatsapp sopii erityisesti alle 10-15 henkilön työryhmille. Tällöin ryhmäkeskustelussa ei ole liikaa jäseniä ja keskustelu onnistuu näppärästi.

Yrityksen sisäiseen viestintään on hyvä panostaa. Huonosti toteutettu sisäinen viestintä saattaa lisätä faktatiedon turhaa pohdintaa ja huhuja. Suosittelen jo yli 10 henkilöä työllistävien yritysten hankkimaan sisäisen viestinnän ammattilaisen suunnittelemaan ja mahdollisesti toteuttamaan sisäistä viestintää. Sisäisen viestinnän ammattilainen ei kuitenkaan voi yksin hoitaa viestintää, vaan se on toteutettava johdon kanssa yhteistyössä ja kuunnellen työntekijöitä. Myös työntekijöiden pitää pystyä viestimään johtoa.

Havaitse ongelma sisäisessä viestinnässä

Kuinka sitten havaita ongelma sisäisessä viestinnässä? Kannattaa lähteä sisäisen viestinnän tarkastelussa liikkeelle asenteella, että siinä on ongelma. Koska yleensä asia on näin. En ole vielä kertaakaan tutustunut yli 10 henkilöä työllistävään yritykseen, jossa ei olisi ongelmia sisäisen viestinnän kanssa. Mahdollisesti käytössä ei ole helppokäyttöistä sisäisen viestinnän kanavaa tai työkalua taikka läheskään kaikki henkilöstöstä eivät ole tietoisia viestinnästä. Joskus viestinnän ketju katkeaa, ennen kuin viesti saapuu jokaiselle yrityksessä työskentelevälle. Esimerkiksi johto saattaa viestiä esimiehiä, jotka eivät muista kiireen keskellä välittää viestiä työntekijöille.

Mitenkäs sitten uusien työntekijöiden opastaminen ja tiedottaminen? Itse olen kokenut monissa työpaikoissani uutena aloittaneena, ettei perehdytys sisällä kaikkea tarpeellista. Välillä työntekijä pistetään suoraan hommiin antamatta tarvittavaa infoa. Tätä tapahtuu helposti kiireessä, mutta se ei palvele asiakasta, työntekijää eikä yritystäkään.

Vaikka sisäinen viestintä saattaa viedä aikaa ja aiheuttaa paperitöitä, on se hoidettava hyvin ja huolella. Jos viesti ei kulje tavoitelluille henkilöille, on siihen käytetty aika turhaa. Mutta jos viesti saavuttaa tavoitellut henkilöt ja antaa arvokasta tietoa yrityksen toiminnasta, on vähän pidempikin käytetty aika ollut sen arvoista.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *