Ajanhallintaa vai ajankäytön hallintaa?

Ajanhallinta terminä on jo vakiintunut, mutta antaa aiheesta väärän kuvan. Aikaahan itsessään ei voi hallita, mutta sen käyttöä voi. Kuinka sinä hallitset ajankäyttöäsi?

Yrittäjänä oma yritys on kuin oma lapsi. Vapaa-aikanakin yrityksen asiat ovat mielessä aina jollain tasolla. Miten siis erotat työajan vapaa-ajasta? Minulta ei tähän vastauksia löydy. Tuoreena yksinyrittäjänä asia kuitenkin on erittäin ajankohtainen. Tässä julkaisussa pohdin ajankäyttöä ja vapaa-ajan merkitystä.

Yrittäjyys on kuin etätyötä?

Etätyön on tutkittu lisäävän työhyvinvointia ja parantavan työn tuottavuutta. Koen yrittäjyydessä olevan paljon samankaltaisuuksia etätyön kanssa. Ainakin SayDesignin toiminnan osalta. Työskentelyyn tarvitaan useimmiten vain tietokone. Vaikka käytännössä en työskentele etänä, koska olen asettanut toimiston asuntoni keittiöön. Verrattaessa työskentelyäni kotitoimistossa, Turun BisnesAkatemian tiloissa työskentelyyn, kotitoimistossa koen työn tuottavuuden parantuvan.

Koitan työskennellä perinteisinä toimistoaikoina 9-17. Monet varsinkin luovat persoonat voivat varmasti samaistua siihen, ettei se aina onnistu. Kun inspiraatio tai uusi idea iskee, on parasta työstää niitä välittömästi eteenpäin. Näin saa hyvän flow-tilan ja ajankäytön ja tuottavuuden suhdanne nousee. Valitettavan usein tämä tapahtuu illalla ja huomaamatta kello onkin jo yli puolen yön.

Kuinka hallita, koska flow-tila syntyy?

Varsinaisesti flow-tilan syntyä ei voi hallita. Sitä voi kuitenkin edistää. Itselläni toimii hyvinkin yksinkertaiset keinot. Tätä saattaa auttaa se, että olen niin vahvasti kiinnostunut ja innostunut yritykseni alasta ja yrityksestäni, että työt tempaisevat lähes aina mukaansa ja ajankulu katoaa. Tässä muutamia käyttämiäni keinoja:

Aamupala

Aamulla kun herään, teen aamutoimet ja avaan koneen valmiiksi. Syön aamupalani rauhassa ennen kuin avaan sähköpostia tai aloitan työstämään projekteja. Muutoin aamupala jäisi syömättä työskentelyn viedessä ajantajun. Syötyäni siirryn teemukini kanssa koneen ääreen ja ryhdyn töihin. Useimmiten selkeä aamurutiini edistää tehokasta työskentelyn aloittamista. Täytyy kyllä myöntää, välillä sähköposti aukeaa jo ennen kuin olen syönyt loppuun.

Tuumasta toimeen

Kaikilla yrittäjillä on pitkä ToDo-lista niin oman yrityksen kuin asiakkaiden projekteja. Listan kohtia on hyvä analysoida ja miettiä ovatko ne oikeasti tärkeitä ja missä järjestyksessä ne toteutetaan. Jos tehtävien tärkeysjärjestykseen laittaminen tuntuu vaikealta, voit kokeilla entisen Yhdysvaltojen presidentin Dwight D. Eisenhowerin tekniikkaa Eisenhower Matrix. Voit myös ladata SayDesignin tulostettavan pohjan.

Lue

Jos inspiraatiota ei muuten meinaa löytyä, kannattaa kokeilla lukea aiheesta mielenkiintoisia kirjoja tai artikkeleita. Inspiraatio voi syntyä näin helposti. Itselläni kävi juurikin näin Jarkko Kurvisen ja Lauri Sipilän Mielipidejohtaja – Voittajan resepti toimialasi valloitukseen kirjan kanssa. Tälläkin hetkellä kirja on vielä kesken, koska lukiessa inspiraatio on iskenyt muutamankin kerran. Silloin on hyvä laskea kirja syrjään ja antaa flow-tilan viedä.

Ota askel taaksepäin

Joskus ei inspiraatiota tule millään tai flow-tila loppuu kuin seinään. Silloin on turha pakolla yrittää vaan suosittelen ottamaan askeleen taaksepäin ja lähtemään vaikka kävelylle, pitämään mahdollisesti unohtuneen ruokatauon tai vaikka ryhtyä siivoamaan. Tehdessä aivan jotain muuta saattaa ajatukset kuitenkin vielä pyöriä asian ympärillä. Tämä saattaa kuitenkin olla hyvä juttu, koska tekemällä jotain muuta saat asiaan uutta perspektiiviä ja näin saatat saada uusia ajatuksia.

Sairasloma

Ennen pääsiäistä sairastuin sitkeään flunssaan. Tämä toimi myös inspiraationa tälle blogille. Flunssan takia en ollut työkykyinen normaaleina toimistoaikoina. Päivät kuluivat nukkuen ja lepäillen. Iltaisin ja öisin kasaantuva työmäärä alkoi painaa mieltä ja asialle oli pakko tehdä jotain silloin, kun aivot edes hieman toimivat. Näin siis hommia tehtiin keskellä yötä sen verran kuin jaksoi.

Toivon, ettei tällaisesta tule tapa, vaan sairastuessa olisi mahdollisuus myös levätä. Tämä on kuitenkin yksinyrittäjyyden huonoja puolia. Kun sairastuu, ei ole muita tuuraamassa kiireisimmissä työtehtävissä. Asiakkaat ovat onneksi olleet ymmärtäväisiä ja olen pääasiassa päässyt kuitenkin lepäämään. Kuinka sinun yrityksessäsi toimitaan avainhenkilön sairastuttua?

Loma ja vapaa-aika

Ennen sairastumista olin päättänyt, että pääsiäisvapaat olisin vapaalla, enkä miettisi työasioita ollenkaan. Tämähän ei tietenkään onnistunut kasaantuneen työvuoren kanssa, mutta joistain päätöksistäni pidin kiinni: sähköpostin avasin torstain jälkeen seuraavan kerran tiistaiaamuna.

Pienet päätökset vapaa-ajasta helpottavat varsinkin yksinyrittäjää erottelemaan työ- ja vapaa-ajan. Itselläni tällaisia ovat esimerkiksi koneeton tai sähköpostiton päivä. Saatan melko usein harrastaa multitaskingia, pieni tauko yhdessä hommassa ja tarkistan sähköpostin. Välillä saattaa olla kaksi blogitekstiä työnalla samaan aikaan. Nämä ovat tapoja, joista haluaisin eroon. Asioille pitäisi antaa 100 % keskittymiskyky kerralla, eikä pohtia seuraavaa hommaa jonossa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *